Tıbbi Arşiv Birimi depremden dolayı geçici olarak taşındığımız kültür merkezinin bahçesinde kurulan İDARİ BİRİMLER prefabrik konteynerde faaliyet göstermektedir.
GÖREV AMACI :
Kurum tarafından üretilen evrakların üretiminden imhasına kadar olan sürecin sistemli bir şekilde kontrolünü sağlamak
TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR :
Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplamak, değerlendirmek ve saklamak,
YASAL DAYANAK:
Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği (10.9.1982 tarih ve 8/5319 nolu,md.157)
GÖREV , YETKİ VE SORUMLULUKLARI
1. İşi biten hasta dosyalarını, arşiv tekniği bakımından kontrol ile noksanlarını tamamlattırıp düzenli bir şekilde yerleştirir.
2. Yardımcı kayıtları (çeşitli endeks tipleri) geliştirir ve istatistikle ilgili bir görevli yoksa istatistik yapar ve bunları uluslararası hastalıkları tasnifine göre hastalık ve ameliyat kod numaraları konulmuş dosyalara yerleştirir.
3. Tabiblerin inceleme, araştırma, makale, test, istatistik ve rapor hazırlamak gibi ilmi çalışmalarında ve günlük arşiv araştırmalarında kendilerine yardımcı olur.
4. Arşivi devamlı olarak gözetimi altında bulundurur. İlgisi olmayanlara dosya vermez.
5. Evrakların birimlerde ve arşivde saklama sürelerini tespit eder,
6. Evrakların birimlerden sonra arşive alınması gerekli olanları, birim görevlisi ile birlikte arşive devredilmesini ve bu devirlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlar.
7. Arşive devredilen evrakları uygun şartlarda ve önceden belirlenen saklama kriterlerine göre arşivler.
8. Arşivde bulunan evraklar için erişim sistemini kurarak arşivden faydalanılmasını sağlar,
9. Evrakların takibini yapar,
10. Evrakları fiziki olarak neme, ısıya, yangına ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyacak tedbirleri alır,
11. Arşivde saklama süresi dolan evrakların imhası için gerekli prosedürlere hakim olur,
12. Envanter çalışması sonucunda listelenen tüm evrakların elektronik ortama aktarır ve intranet aracılığıyla Kuruma açılmasını sağlar,
13. Mikroorganizmalara karşı yılda bir kez en az bir defa ilaçlama işlemi yapılır.
14. Arsiv biriminde bulunan yangın söndürme cihazları yangın talimatı çerçevesinde devamlı çalışır halde bulundurur.